普通高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)集中采購工作指南

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一、指南編制的目的和適用范圍

??? 為了使高校圖書館的文獻(xiàn)采購工作符合當(dāng)前政府對使用財政性資金進(jìn)行采購的規(guī)定和要求，規(guī)范高校的文獻(xiàn)采購行為，提高經(jīng)費使用效益，為各高校集中采購管理部門和圖書館處理文獻(xiàn)采購事務(wù)提供參考依據(jù)，保證圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)科學(xué)有序地進(jìn)行，特制訂本指南。

??? 本指南以《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國政府采購法》、《教育部政府采購管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)。

??? 本指南與教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會制訂的其他文獻(xiàn)資源建設(shè)的指南共同構(gòu)成完整的文獻(xiàn)資源建設(shè)發(fā)展指南。

??? 本指南適用于各種類型和規(guī)模的高等學(xué)校圖書館。

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二、高校圖書館文獻(xiàn)集中采購的原則

??? 文獻(xiàn)資源是高等學(xué)校辦學(xué)條件的重要組成部分，其質(zhì)量直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)和科研水平；圖書館文獻(xiàn)采購有自身的行業(yè)特點和工作規(guī)律，文獻(xiàn)出版發(fā)行的形式和渠道也具有多樣性，文獻(xiàn)采購應(yīng)該根據(jù)各類型文獻(xiàn)的具體情況，選擇適當(dāng)?shù)募胁少彿绞?，以保證文獻(xiàn)采購的質(zhì)量。

??? 學(xué)校是具有法人資格的機構(gòu)，是圖書館文獻(xiàn)集中采購的主體。高校圖書館的文獻(xiàn)集中采購應(yīng)該由學(xué)校集中采購管理部門主持，也可委托圖書館組織，不宜由校外的采購機構(gòu)承辦。

??? 采取招標(biāo)采購方式選擇文獻(xiàn)供應(yīng)商時，必須在滿足招標(biāo)文件中規(guī)定的各項綜合評價標(biāo)準(zhǔn)的前提下，才能按最低投標(biāo)價格確定中標(biāo)人。

??? 集團(tuán)采購是圖書館文獻(xiàn)采購的一種新形式，是指圖書館行業(yè)的全國性、地區(qū)性組織或校際聯(lián)合體就某一特定文獻(xiàn)資源與供貨商進(jìn)行談判，以取得該資源最優(yōu)惠價格的采購形式。集團(tuán)采購有利于節(jié)省圖書館經(jīng)費和推進(jìn)資源共享，學(xué)校集中采購管理部門應(yīng)該將其作為集中采購的一種方式予以認(rèn)可。

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三、文獻(xiàn)集中采購的方式及其組織

（一）文獻(xiàn)集中采購的方式

??? 按照《中華人民共和國政府采購法》的規(guī)定，文獻(xiàn)集中采購可有以下幾種方式：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購和單一來源采購。

??? 根據(jù)高等學(xué)校文獻(xiàn)采購的實際情況，還可采用采購備案制，即授權(quán)圖書館自行決定采購方式，按照規(guī)定的程序在學(xué)校集中采購管理部門登記備案，以備案方式進(jìn)行監(jiān)督管理。采購備案制適用于集團(tuán)采購和一定經(jīng)費額度以下的零星采購。

（二）文獻(xiàn)集中采購的組織

??? 1. 圖書館文獻(xiàn)采購應(yīng)在學(xué)校集中采購管理部門指導(dǎo)下，按照學(xué)校制定的集中采購管理辦法實行。

??? 2. 各校應(yīng)成立由圖書館和學(xué)校相關(guān)職能部門（如：集中采購中心、財務(wù)、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計等部門）人員組成的文獻(xiàn)集中采購委員會，負(fù)責(zé)確定各類文獻(xiàn)應(yīng)該采取的集中采購方式及其基本操作方法，組建文獻(xiàn)招標(biāo)評標(biāo)小組和談判（詢價）小組。

??? 3. 評標(biāo)（談判、詢價）小組中，具有較豐富的圖書館文獻(xiàn)采購經(jīng)驗的專業(yè)人員不得少于成員總數(shù)的三分之二，圖書館文獻(xiàn)采購工作的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人必須參加，其他成員可以從校內(nèi)圖書資料專業(yè)人員中遴選，也可吸收校外文獻(xiàn)采訪專家參加。

??? 4. 集中采購管理部門負(fù)責(zé)集中采購工作的組織，包括接受采購申請，審核采購項目的相關(guān)資料，確定采購方式；組織招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)；組織競爭性談判、單一來源采購、詢價；組織采購合同的洽談、審查與簽訂；負(fù)責(zé)采購與招投標(biāo)有關(guān)文件資料的整理和立卷歸檔等工作。

??? 學(xué)校委托圖書館負(fù)責(zé)組織文獻(xiàn)集中采購時，上述組織工作可由圖書館承擔(dān)。

??? 5. 圖書館是文獻(xiàn)集中采購的承辦單位，負(fù)責(zé)準(zhǔn)備文獻(xiàn)采購相關(guān)的材料，作為文獻(xiàn)集中采購委員會和評標(biāo)（談判、詢價）小組的決策依據(jù)。

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四、各種文獻(xiàn)集中采購方式的操作流程

（一）招標(biāo)采購的一般流程

??? 按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)兩種形式。高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)采購招標(biāo)工作必須按照招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、簽訂合同等基本程序進(jìn)行。

??? 文獻(xiàn)采購招標(biāo)的標(biāo)的物可分為固定標(biāo)的物和非固定標(biāo)的物。固定標(biāo)的物指所采購的文獻(xiàn)內(nèi)容和形式明確，能夠詳細(xì)列出所采購文獻(xiàn)的名稱、卷（期）次、數(shù)量、到貨期限等具體事項，如：已出版的中外文圖書和連續(xù)出版物、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫等。非固定標(biāo)的物指不能列出所采購文獻(xiàn)的具體名稱、數(shù)量，而是按年度或其他時間段對文獻(xiàn)采購的數(shù)量或金額進(jìn)行控制。一般在選擇長期供應(yīng)商時標(biāo)的物不固定，也有稱招“資格標(biāo)”。

??? 1. 招標(biāo)材料的準(zhǔn)備

??? 招標(biāo)前圖書館應(yīng)負(fù)責(zé)招標(biāo)材料的準(zhǔn)備工作，便于集中采購管理部門了解和掌握圖書館對文獻(xiàn)招標(biāo)采購的各項業(yè)務(wù)要求。招標(biāo)材料包括：

??? (1) 文獻(xiàn)采購業(yè)務(wù)基本情況說明：包括采購量、該類型文獻(xiàn)特性、該類型文獻(xiàn)采購業(yè)務(wù)特性、近年采購情況等。

??? (2) 供應(yīng)商情況說明：有關(guān)供應(yīng)商的基本情況和業(yè)務(wù)能力、近年采購業(yè)務(wù)往來、擬推薦供應(yīng)商名單等。

??? (3) 招標(biāo)方式說明：宜采用招標(biāo)方式、劃分標(biāo)段的理由及具體劃分情況。

??? (4) 評標(biāo)建議：對評標(biāo)方式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)小組組成等提出建議。

??? (5) 財務(wù)建議：主要說明招標(biāo)后文獻(xiàn)結(jié)算付款事宜。

??? (6) 標(biāo)書：向投標(biāo)人提出任務(wù)、條件和要求，作為評標(biāo)的依據(jù)和訂立合同的基礎(chǔ)。標(biāo)書內(nèi)容必須包括投標(biāo)人資質(zhì)要求、技術(shù)要求、服務(wù)要求、報價辦法和要求、報價表、對投標(biāo)書的要求等。

??? 2. 招標(biāo)申請：圖書館向集中采購管理部門提交實施某項招標(biāo)采購的申請報告及相關(guān)資料。

??? 3. 項目審查：由學(xué)校集中采購管理部門審批本次招標(biāo)申請，重大項目提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

??? 4. 招標(biāo)項目登記及安排招投標(biāo)會議時間、印制招標(biāo)文件。

??? 5. 發(fā)布招標(biāo)信息、接收投標(biāo)報名

??? 在報刊、電子網(wǎng)絡(luò)或其他媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，告知投標(biāo)要求、報名截止時間、開標(biāo)時間等相關(guān)信息；接受投標(biāo)報名。

??? 6. 投標(biāo)資格審查

??? 按照招標(biāo)相關(guān)法規(guī)規(guī)定和本次招標(biāo)的要求，由文獻(xiàn)集中采購委員會對投標(biāo)人進(jìn)行基本資質(zhì)審查，合格者方具有正式投標(biāo)人資格。

??? 對具有正式投標(biāo)資格的代理商發(fā)放標(biāo)書。

??? 7. 收標(biāo)

??? 投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點送達(dá)投標(biāo)文件，招標(biāo)人在投標(biāo)文件上標(biāo)明簽收時間；在招標(biāo)文件規(guī)定的截止時間后送達(dá)的投標(biāo)文件，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)拒收；開標(biāo)前，任何人均不得開啟投標(biāo)文件；提交投標(biāo)文件的投標(biāo)人少于三個時，應(yīng)當(dāng)依法重新組織招標(biāo)。

??? 8. 開標(biāo)

??? 開標(biāo)須有下列人員參加：投標(biāo)人、集中采購管理部門和文獻(xiàn)集中采購委員會的相關(guān)人員、評標(biāo)小組成員和需要參加開標(biāo)的圖書館有關(guān)人員。

??? 開標(biāo)前，招標(biāo)方應(yīng)確定開標(biāo)、評標(biāo)程序和評標(biāo)辦法，并向投標(biāo)人公布。評標(biāo)小組應(yīng)確定評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，必要時，可以根據(jù)保證文獻(xiàn)采購質(zhì)量的要求和文獻(xiàn)市場行情事先確定中標(biāo)底價。評標(biāo)小組成員名單和中標(biāo)底價在中標(biāo)結(jié)果確定前應(yīng)當(dāng)保密。

??? 9. 評標(biāo)

??? (1) 評標(biāo)一般可采用計分評標(biāo)和議標(biāo)兩種方式。

??? 計分評標(biāo)由評委按評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)打分，然后按得分由高到低直接產(chǎn)生中標(biāo)供應(yīng)商；

??? 議標(biāo)指評委充分評議，達(dá)成基本一致后，采取投票方式對投標(biāo)人進(jìn)行排序，然后根據(jù)排序結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商。

??? 評標(biāo)過程中，評委應(yīng)認(rèn)真聽取圖書館專業(yè)人員對該采購事項業(yè)務(wù)需求的說明；必要時，還應(yīng)要求投標(biāo)人對投標(biāo)文件中含義不明確的內(nèi)容作必要的澄清或者說明。

??? (2) 中選的投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)符合下列條件之一：

??? ① 滿足招標(biāo)文件各項要求，并考慮各種優(yōu)惠及稅收等因素，在合理條件下所報投標(biāo)價格最低（設(shè)有中標(biāo)底價時，投標(biāo)價格低于中標(biāo)底價的除外）；

??? ② 最大滿足招標(biāo)文件中規(guī)定的綜合評價標(biāo)準(zhǔn)。

??? (3) 評標(biāo)小組完成評標(biāo)后，應(yīng)當(dāng)向集中采購管理部門提出書面評標(biāo)報告，推薦中標(biāo)候選人，或經(jīng)集中采購管理部門授權(quán)，直接確定中標(biāo)人。

??? 10. 發(fā)放中標(biāo)通知書及簽訂合同

??? 招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)將中標(biāo)結(jié)果書面通知所有投標(biāo)人。

??? 集中采購管理部門與中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)書的要求、投標(biāo)人的投標(biāo)書、招投標(biāo)談判結(jié)果、服務(wù)要求、結(jié)算方式以及構(gòu)成合同的其他要件簽訂書面合同。為保證合同履行，簽訂合同時，招標(biāo)文件要求中標(biāo)人提交履約保證金或保證書的，中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交。

• 競爭性談判采購的一般流程

??? 1．項目申請和審批：圖書館向集中采購管理部門提交實施某項競爭性談判采購的申請報告及相關(guān)資料，由學(xué)校集中采購管理部門審批，重大項目提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

??? 2．提供說明材料：圖書館對該項文獻(xiàn)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)說明，供談判小組參考。

??? 3．成立談判小組：參照本指南“文獻(xiàn)集中采購的組織”一節(jié)中的規(guī)定組成談判小組。

??? 4．制定談判文件：明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項。

??? 5．確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單：談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中確定參加談判的供應(yīng)商，一般不少于三家，并向其提供談判文件。

??? 6．談判：談判小組所有成員集中與各供應(yīng)商分別進(jìn)行單獨談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)當(dāng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。

??? 7．確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當(dāng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價。談判小組根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則向?qū)W校集中采購管理部門推薦，或經(jīng)集中采購管理部門授權(quán)，直接確定成交供應(yīng)商。

??? 8．將結(jié)果通知所有參加談判的供應(yīng)商并與成交供應(yīng)商簽訂合同。

（三）詢價采購的一般流程

??? 1．項目申請和審批：圖書館向集中采購管理部門提交實施某項詢價采購的申請報告及相關(guān)資料，由學(xué)校集中采購管理部門審批，重大項目提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

??? 2．提供說明材料：圖書館對文獻(xiàn)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)說明，供詢價小組參考。

??? 3．成立詢價小組：參照本指南“文獻(xiàn)集中采購的組織”一節(jié)中的規(guī)定組成詢價小組。詢價小組對采購項目的價格構(gòu)成和評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項做出規(guī)定。

??? 4．確定被詢價的供應(yīng)商名單：詢價小組根據(jù)采購需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中選取被詢價的供應(yīng)商，一般不少于三家，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。

??? 5．詢價：詢價小組要求被詢價的供應(yīng)商一次報出不得更改的價格。

??? 6．確定成交供應(yīng)商：詢價小組根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則向?qū)W校集中采購管理部門推薦或直接確定成交供應(yīng)商。

??? 7．將結(jié)果通知所有被詢價的供應(yīng)商并與成交供應(yīng)商簽訂合同。

（四）單一來源采購的一般流程

??? 1．項目申請和審批：圖書館向集中采購管理部門提交實施某項單一來源采購的申請報告及相關(guān)資料，由學(xué)校集中采購管理部門審批，重大項目提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

??? 2．提供說明材料：圖書館對文獻(xiàn)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)說明，供單一來源談判小組參考。

??? 3．成立單一來源采購談判小組：參照本指南“文獻(xiàn)集中采購的組織”一節(jié)中的規(guī)定組成談判小組。

??? 4．談判：就項目的技術(shù)、服務(wù)和價格展開談判，在保證采購項目質(zhì)量和雙方商定合理價格的基礎(chǔ)上進(jìn)行采購。

??? 5．簽訂合同：按照雙方談判結(jié)果簽訂采購合同。

• 采購備案制

1．采購備案制適用范圍的確定：圖書館向集中采購管理部門提交適合于采購備案制采購項目的申請報告及相關(guān)資料，由學(xué)校集中采購管理部門審批，重大項目提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

??? 確定適用于采購備案制的零星采購限額時，學(xué)校集中采購管理部門應(yīng)充分聽取圖書館的意見。

??? 確定適用于采購備案制的集團(tuán)采購項目時，圖書館應(yīng)向集中采購管理部門提供文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫采購的年度計劃，并說明各項集團(tuán)采購的緣起、組團(tuán)和運作方式、價格談判等情況。

2．備案：圖書館在完成采購項目后，依照集中采購管理部門規(guī)定的程序和文件格式，向集中采購管理部門提供所采購文獻(xiàn)的清單和驗收記錄等資料。對于集團(tuán)采購項目，應(yīng)提供組團(tuán)機構(gòu)關(guān)于組團(tuán)和談判情況的說明、數(shù)據(jù)庫訂購合同、代理付款合同以及圖書館對數(shù)據(jù)庫訂購的說明等資料。

3．歸檔：集中采購管理部門對項目備案材料審查存檔。

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五、各類型文獻(xiàn)適用的集中采購形式

（一）圖書

??? 1．批量訂購宜采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商，即招“資格標(biāo)”。

??? 2．標(biāo)的物可按以下方式劃分：

（1）只招代理資格，不分標(biāo)段，但可設(shè)定適當(dāng)?shù)牟少徔偨痤~底線。

（2）分標(biāo)段招標(biāo)：

??? 將標(biāo)的物劃分為若干標(biāo)段，供應(yīng)商根據(jù)采購方的要求和自身的條件選擇標(biāo)段投標(biāo)。標(biāo)段可按下列辦法劃分：

??? ①按采購金額劃分：將年度采購金額劃分為若干標(biāo)段，可平均劃分也可遞進(jìn)式分等級劃分。

??? ②按文獻(xiàn)出版機構(gòu)劃分：根據(jù)所采購圖書在出版社的分布情況劃分標(biāo)段。

??? ③按學(xué)科劃分：根據(jù)所采購圖書的學(xué)科分布情況劃分標(biāo)段。

??? ④按圖書出版地區(qū)劃分：可按文獻(xiàn)出版的區(qū)域、國家、省區(qū)劃分標(biāo)段。

??? 劃分標(biāo)段時，可根據(jù)采購需要有選擇地同時采用多種辦法。

??? 3．零星采購宜采用采購備案制。

（二）國內(nèi)版期刊

??? 1．郵發(fā)期刊年度訂購宜采用單一來源談判方式采購。

??? 2．有多家符合采購要求的發(fā)行機構(gòu)時，也可采取邀請招標(biāo)方式，宜采用固定標(biāo)的物招標(biāo)。

??? 3．標(biāo)的物劃分方式：按郵局發(fā)行期刊和非郵局發(fā)行期刊劃分標(biāo)段，也可以按期刊來源區(qū)域劃分標(biāo)段。

??? 4．非郵發(fā)期刊采購宜采用采購備案制。

（三）進(jìn)口期刊

??? 進(jìn)口期刊（包括港、澳、臺期刊）須由國家指定的供應(yīng)商代理。進(jìn)口期刊應(yīng)根據(jù)圖書館的采購要求和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)能力，選擇適當(dāng)?shù)牟少彿绞健?/p>

??? 1．年度批量采購進(jìn)口原版期刊可采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商。宜采用固定標(biāo)的物招標(biāo)，也可采用招“資格標(biāo)”方式招標(biāo)。

??? 2．標(biāo)的物劃分方式：

??? (1) 以每一種期刊為一個標(biāo)段。

??? (2) 按文種、出版社、出版區(qū)域、是否與電子刊捆綁、價格等劃分標(biāo)段。

??? 3．國內(nèi)印刷發(fā)行的引進(jìn)版權(quán)的期刊宜采用單一來源談判方式采購。

??? 4．少量需要直接訂購的期刊采用采購備案制。

（四） 文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫

??? 1. 根據(jù)數(shù)據(jù)庫的來源，選用采購備案制、單一來源談判方式、招標(biāo)或競爭性談判方式采購。

??? 2. 采用招標(biāo)方式時，宜以確定的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫為標(biāo)的物。

??? 3. 具體采購方式：

??? (1) 采購備案制：各種形式的數(shù)據(jù)庫集團(tuán)采購（包括全國性、區(qū)域性和校際聯(lián)合組織等）適用采購備案制；單個文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的價格在零星采購限額以內(nèi)時也適用采購備案制。

??? (2) 單一來源談判采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，采用單一來源談判方式。

??? (3) 招標(biāo)或競爭性談判采購方式：內(nèi)容相同或相近的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫有多家來源時，采用招標(biāo)或競爭性談判方式采購。

（五）其他非書資料

??? 其他非書資料是指上述文獻(xiàn)類型之外的多媒體資料、光盤和縮微品等其他載體形式的文獻(xiàn)。

??? 其他非書資料的零星采購適用采購備案制；大批量采購時，根據(jù)具體情況采用其他適用的采購方式采購。

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